Hubungan SIA dan Proses Bisnis Prokurement Pada Perusahaan PT. Ultrajaya Milk Industry Tbk.

A.    Latar Belakang

Pada awalnya Ultrajaya Milk Industry merupakan usaha industry merupakan usaha industry rumahan pada awal tahun 1958. Usaha ini kemudian berkembang pesat menjadi usaha yang terkenal di pangsa pasar. Kemudian perusahaan ini berkembang menjadi usaha besar Perseroan Terbatas atau bernama PT. Ultrajaya Milk Industry. Perusahaan yang berawal dari sebuah industry rumahan yang hanya memproduksi susu kini berkembang juga memproduksi juice dalam kemasan, bermerk Buavita. Tetapi Ultrajaya Milk Industry selalu mementingkan bisnis utamanya yaitu dalam pembuatan susu.

B.     Permasalahan dan Pembahasan

Saat ini sedang berkembang pesat di pasaran produk susu dalam kemasan, tetapi PT. Ultrajaya Milk Industry tidak takut untuk bersaing dengan produk manapun. Permasalahan yang sedang dihadapi adalah meningkatnya permintaan produk dari PT. Ultrajaya Milk Industry dan bagaimana cara dalam menjaga kesegaran produknya ?

Tentunya dalam menjaga kepuasan hati pelanggan PT. Ultrajaya Milk Industry selalu mementingkan yang utama untuk menjaga kesegaran produk susunya. Dalam menjaga kesegaran produknya, PT. Ultrajaya Milk Industry terus bekerja keras untuk membuat produknya tetap diminati oleh para pelanggannya. Dengan selalu mendatangkan olahan dari susu sapi terbaik dan terus selalu menjaga kesehatan sapi – sapi yang menghasilkan produknya. Kemudian diolah dengan baik dan mensterilisasi susunya secara higienis. Tentunya tangan – tangan yang mengelola produk tersebut merupakan sumber daya manusia yang handal dengan menggunakan mesin – msein yang handal pula. Sehingga produknya tetap terjamin kesegaran dan kualitasnya. Dengan demikian perusahaan PT. Ultrajaya Milk Industry menambah akun – akun pada perusahaannya, akun yang ditambah adalah biaya pemeliharaan hewan, biaya operasional dan biaya perawatan mesin, hal ini dapat membantu untuk tetap menjalankan proses produksi dengan baik.

C.    Kesimpulan

PT. Ultrajaya Milk Industry merupakan perusahaan yang dapat dipercaya dalam pembuatan susu dalam kemasan yang terbaik. Dengan demikian perusahaan ini menjaga ketat proses produksinya dari awal sampai akhir, untuk menjalankan proses produksi tersebut PT. Ultrajaya Milk Industry menambahkan akun-akun yang sangat diperlukan untuk berjalannya proses produksi tersebut.

Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Pengolahan Data Elektronik 

A. Sistem Informasi Akuntansi 

    Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu alat memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pihak pemakai eksternal. Sistem informasi akuntansi adalah pemanfaatan teknologi yang digunakan untuk setiap jenis informasi.

            Informasi yang bersumber dari pengelolaan data harus merupakan informasi yang lebih terstruktur yang mampu memenuhi kriteria : tepat waktu, relevan dan terkontrol. Tujuannya adalah untuk menghasilkan laporan keuangan yang sesuai dengan penyusunan laporan yang sesuai, serta untuk menyediakan informasi akuntansi yang dapat dipercaya atau dapat diandalkan bagi mereka yang memerlukannya dan melindungi dari resiko yang mungkin berasal dari penyalahgunaan data akuntansi atau sistem itu sendiri. 

Proses pengolahan data menjadi informasi ini dapat dilakukan oleh manusia secara manual atau dengan bantuan suatu elektronik yang otomatis yaitu komputer. Perbedaan utama antara sistem secara manual dengan sistem PDE, adalah :

-        -  Pendekatan sistem secara manual dilakukan oleh manusia dan dibantu dengan mesin sedangkan sistem PDE sebagian besar telah dilakukan komputer.

-        -  Dalam mengolah data untuk menghasilkan informasi sistem secara manual prosedurnya secara visual dibantu dengan kertas kerja berupa dokumen, sedangkan sistem PDE keseluruhan prosedur telah dirangkum dalam program.

-        -  Dalam menyelesaikan masalah pendekatan sistem PDE lebih memilih kemampuan dari pada secara manual, disebabkan jika secara manual mengandung banyak hambatan dan hambatan tersebut adalah dari factor manusia.

B.   Hubungan SIA dengan Sistem PDE

            Sumber dari sistem informasi akuntansi di dalam suatu perusahaan bersumber dari alat pemrosesan data, antara lain :

1.      Tradisional informasi sistem, bersumber dari proses manual dimana manusia lebih berperan.

2.    Mechanical information system bersumber dari proses peralatan atau proses pembukuan dimana manusia masih berperan.

3.    Computer based information system, bersumber dari pengolahan data elektronik dimana manusia lebih sedikit berperan dan komputer yang lebih banyak berperan.

Kesimpulannya bahwa sistem informasi dalam sistem manual dapat dilihat (visible). Berkas dan catatan dalam sistem PDE biasanya dalam bentuk mesin yang sensible dan tidak dapat dibaca tanpa penggunaan komputer. Berkurangnya keterlibatan manusia dalam penangan transaksi yang diproses oleh komputer dapat menutup kesalahan yang mungkin terjadi dalam sistem manual. Jadi hubungan antara sistem informasi akuntansi dengan pengolahan data elektronik adalah dapat menutupi kesalahan atau kekurangan yang terjadi dalam sistem manual.

Hubungan SISTEM  INFORMASI AKUNTANSI dengan E-commerce

Jenis E-Commerce Hubungan Bisnis

E-commerce telah dikategorikan menjadi empat jenis: business-to-business (B2B), bisnis-ke-konsumen (B2C), konsumen-ke-bisnis (C2B) dan konsumen ke konsumen (C2C). Selain dari empat jenis yang signifikan, ada beberapa jenis lainnya yang membuat kehadiran mereka terasa seperti bisnis-ke-karyawan (B2E), pemerintah-ke-pemerintah (G2G), pemerintah-karyawan untuk-(G2E), pemerintah-untuk -business (G2B), bisnis-ke-pemerintah (B2G), pemerintah-untuk-warga negara (G2C), dan warga-ke-pemerintah (C2G). Ini melibatkan transaksi dengan pemerintah-dari pengadaan, pajak filing, pendaftaran bisnis untuk memperbarui lisensi.

B2B telah menjadi salah satu bentuk tertua perdagangan eleclronic digunakan dan umumnya dikenal sebagai pertukaran data elektronik. Selama tahap awal, itu dilakukan pada link elektronik langsung antara dua bisnis, tetapi kemudian internet menjadi medium. Menurut beberapa studi penelitian, B2B e-commerce membentuk bagian utama dari semua transaksi e-commerce. Versi B2C digunakan oleh badan usaha untuk menjual produk atau layanan kepada pengguna akhir. Varian C2C adalah jenis lain yang umum banyak digunakan dalam lelang online, di mana individu menampilkan item mereka untuk menjual dan tawaran orang lain secara online. C2B adalah salah satu arena tumbuh di mana konsumen meminta layanan tertentu dari bisnis.

Mengembangkan bisnis melalui internet memerlukan beberapa kegiatan besar seperti memahami produk dalam permintaan, sedang untuk menampilkan mereka, pemasaran mereka, kemampuan untuk menarik pelanggan, saluran yang tepat untuk memberikan produk, berbagai jalan pembayaran menerima, purna jual layanan pelanggan, pendanaan bisnis, dan mengelola pembelian oleh pelanggan, keuangan, kepegawaian, dan sumber daya lainnya seperti bisnis lain.

Sebuah model bisnis adalah campuran unik dari tiga aliran yang sangat penting untuk bisnis. Ini termasuk value stream untuk mitra bisnis dan pembeli, aliran pendapatan, dan aliran logistic.

Usaha beberapa jenis e-commerce berkisar menjual (yaitu, menyelesaikan transaksi penjualan atas pengalihan hak dari penjual kepada pembeli) komoditas, melibatkan informasi online dan laporan online dan sering pengiriman fisik berikut. Hal ini terjadi melalui lima komponen dasar dari bisnis e-commerce: web portal, merchant account untuk menerima pembayaran, mekanisme pembayaran transaksi, koneksi server aman, dan keranjang belanja yang memungkinkan menerima beberapa pesanan. Namun, model bisnis e-commerce bervariasi dengan jenisnya, memiliki sedikit perbedaan di antara mereka.

Sumber : http://classof1.com/homework_answers/information_systems/types_of_e-commerce_business_relationships/

Contoh Gambar Flowchart : Proses Produksi Suatu Perusahaan

Sumber : http://wisnukuncoro91.blogspot.com/2011/12/siklus-produksi-di-perusahaan-dagang.html

SIA : Sistem Informasi Akuntansi

A.          Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Bisnis

Sistem informasi akuntansi ( SIA ) merupakan kumpulan sumber daya sperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan.

Informasi dan Keputusan

            Suatu organisasi merupakan sekumpulan unit pengambil keputusan untuk mengejar suatu tujuan. Sebagai suatu sistem, setiap organisasi menerima input dan mengubahnya menjadi output dalam bentuk produk dan jasa. Sebuah perusahaan pemanufakturan mengubah bahan baku, tenaga kerja, sumber daya lainnya menjadi produk berwujud misalnya, perabot rumah tangga yang selanjutnya akan dijual untuk mendapatkan laba. Secara konseptual, proses pengalokasian sumber daya merupakan sarana bagi sistem organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Informasi memiliki nilai ekonomi jika informasi tersebut mampu memfasilitasi keputusan pengalokasian sumber daya.

          Pengguna informasi akuntansi dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok besar :

1. Pengguna Eksternal, yaitu pemegang saham, investor, kreditor, agen pemerintah, konsumen, vendor, pesaing, serikat kerja, dan masyarakat luas.
2. Pengguna Internal yaitu para manajer.

Sistem informasi akuntansi meringkas dan menyaring data yang berguna untuk para pengambil keputusan. Pada pemrosesan data, sistem informasi akuntansi mempengaruhi keputusan organisasi.

 Manajemen puncak biasanya berkepentingan dengan perencanaan dan pengendalian strategis. Manajemen level madya membutuhkan informasi yang lebih detail seperti penjualan produk per minggu atau perhari karena cakupan luasnya pengendalian manajemen level madya relative lebih sempit dibandingkan manajemen puncak. Manajemen level bawah biasanya membutuhkan informasi yang relevan hanya untuk sub-unit mereka.

	Manajer level bawah	Manajer bawah	Manajer puncak
Karakteristik informasi	Pengendalian operasi	Pengendalian manajemen	Perencanaan stratejik
Sumber	Sebagian besar internal	->	Eksternal
Cakupan	Mudah didefinisikan, cakupannya sempit	->	Cakupannya sangat luas
Level agregasi	Detail	->	Agregat
Horizon waktu	Historis	->	Masa yang akan datang
Up to date	Sangat	->	Tidak terlalu
Keakuratan yang diperlukan	Tinggi	->	Rendah
Frekuensi penggunaan	Sangat sering	->	Tidak terlalu sering

Dari  sudut pandang organisasi, ada dua kategori informasi akuntansi : wajib dan tidak wajib. Berbagai agen pemerintah dan pihak pengatur regulasi menetapkan panduan pencatatan dan pelaporan. Bagian pajak penghasilan Negara dan federal, pajak jaminan sosial, komisi bursa saham, komisi perdagangan federal, dan sebagainya mebutuhkan laporan. Secara konseptual, informasi harus dapat memenuhi kriteria biaya dan manfaat. Namun, jika suatu kebutuhan informasi tidak wajib, perusahaan perlu memastikan manfaat yang lebih besar dari biaya penyajian informasi.

Sistem Informasi

            Istilah sistem informasi menyiratkan penggunaan teknologi computer dalam suatu organisasi untuk menyediakan informasi bagi pengguna. Sistem informasi berbasis – computer merupakan satu rangkaian perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk menstranformasi data menjadi informasi yang berguna.

Pemrosesan Data

Pemrosesan data elektronik (EDP) merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menjalankan pemrosesan data transaksi suatu organisasi.

Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manjemen (SIM) menggambarkan penggunaan computer untuk menyediakan informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan manajer. Sistem informasi manajemen menyediakan beragam informasi yang lebih luas dibandingkan dengan informasi yang dihasilkan oleh EDP.

Sistem informasi pemasaran merupakan suatu SIM yang memberikan informasi bagi departemen pemasaran.

Sistem informasi pemanufakturan merupakan SIM yang menyediakan informasi untuk digunakan oleh fungsi produksi. Contohnya adalah ringkasan persediaan dan informasi biaya.

Sistem informasi sumber daya manusia adalah SIM yang menyediakan informasi yang berguna untuk fungsi personalia atau sumber daya manusia. Contohnya data regulasi pemerintah dan informasi pasar tenaga kerja.

Sistem informasi keuangan merupakan SIM yang menyediakan informasi yang berguna untuk fungsi keuangan. Contohnya data tingkat bunga dan informasi pasar kredit.

Sistem Pendukung Keputusan

Dalam sistem pendukung keputusan atau DSS data diproses ke dalam format pengambilan keputusan untuk memudahkan pengguna. DSS membutuhkan penggunaan model keputusan dan database yang sangat berbeda dengan model keputusan dan bentuk database dalam sistem DP. Contohnya adalah penggunaan perangkat lunak spreadsheet untuk menjalankan analisis bagaimana jika terhadap data operasional atau data anggaran.

Sistem Pakar

Sistem pakar (ES) adalah sistem informasi yang berdasarkan pengetahuan mengenai are aplikasi tertentu sehingga sistem informasi tersebut dapat bertindak sebagai konsultan ahli bagi pengguna akhir. ES mencoba mereplikasi keputusan yang akan dibuat oleh seseorang pengambil keputusan dalam situasi keputusan yang sama.

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif (EIS) dikaitkan dengan kebutuhan informasi stratejik manajemen puncak. Contohnya informasi yang digunakan oleh manejer puncak berasal dari sumber lain diluar sistem informasi organisasi, seperti rapat, memo, televisi, bulletin dan aktivitas sosial.

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah sistem berbasis computer yang di rancang untuk mentransformasi data akuntansi menjadi informasi.

B.     Proses Bisnis

Proses bisnis adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan yang melibatkan data, unit organisasi, dan suatu urutan yang logis. Prosesnya sendiri dimulai sejak dibuatnya order penjualan dan di akhiri oleh penerimaan kas dari konsumen pada saat konsumen melunasi piutang dagang.

Proses Bisnis Primer

Logistik penjualan  >> Logistik penjualan  >> Oporasi  >> Pemasaran  >> Jasa
     inbound                            outbound

Proses Bisnis Pendukung

	Prokumen Pengembangan  Teknologi Sumber Daya Manusia Infrastruktur Perusahaan

Penjelasan di atas menjelaskan sebagai berikut :

1. Logistik penjualan inbound (persediaan, pengendalian, retur ke pemasok).
2. Logistik penjualan outbound (pemrosesan order penjualan, pengiriman pesanan, pengumpulan piutang).
3. Operasi (mesin, perakitan, pengepakan, dan lain-lain).
4. Pemasaran (periklanan, promosi, penawaran dan lain-lain).
5. Jasa (instalasi, reparasi, layanan purnajual).
6. Prokuremen (pembelian, pemesanan, evaluasi penawaran dari pemasok).
7. Pengembangan teknologi (sumber daya dan pengembangan).
8. Organisasi dan manajemen sumber daya manusia (rekrutmen, pelatihan).
9. Infrastruktur perusahaan (akuntansi, perencanaan dan pengendalian bisnis).

Lebih jauh, lima proses yang pertama dapat diklasifikasikan sebagai proses bisnis primer, dan emapat lainnya sebagai proses bisnis pendukung. Proses bisnis primer melibatkan aktivitas secara langsung menambah nilai bagi produk perusahaan. Proses bisnis pendukung melibatkan aktivitas yang tidak secara langsung menambah nilai produk.

C.    Siklus Pemrosesan Transaksi

Siklus transaksi secara tradisional mengelompokkan aktivitas suatu bisnis ke dalam 4 siklus aktivitas bisnis. Keempat siklus tersebut adalah :

-  Siklus pendapatan. Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang trkait dengan distribusi tersebut.

-   Siklus pengeluaran. Kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut.

-         Siklus produksi. Kejadian yang terkait dengan transformasi sumber daya menjadi barng dan jasa.

-         Siklus keuangan. Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana termasuk kas.

Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem aplikasi. Sistem aplikasi memproses transaksi yang saling terkait secara logis. Pada model siklus, ada siklus kelima yaitu siklus pelaporan keuangan. Siklus pelaporan keuangan bukan merupakan siklus operasi, siklus mendapatkan data akuntansi dan data operasi dari siklus yang lain serta mmproses data tersebut sedemikian rupa sehingga laporann keuangan dapat disajikan.

Proses Pengendalian Internal

Istilah proses pengendalian internal mengindikasikan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas dalam organisai tersebut. Pengendalian memastikan bahwa kebijakan dan arahan manajemen di jalankan secara semestinya. Pada organisasi besar manjemen berada jauh dari aktivitas operasi perusahaan. Sebagai pengganti kehadiran manajemen harus mengandalkan diri dari berbagai teknik pengendalian untuk mengimplementasikan keputusannya dan tujuan organisasi, serta untuk mengatur aktivitas yang menjadi tanggung jawab utama manajer.

Element Proses Pengendalian Internal

Proses pengendalian internal organisasi terdiri dari lima element yaitu :

1. Lingkungan pengendalian
2. Pengkuran resiko
3. Aktivitas pengendalian
4. Informasi dan komunikasi
5. Pengawasan

Sebagai contoh catatan atas persedian yang dikelola oleh sistem aplikasi persedian menciptakan akuntabilitas barang yang ada di gudang. Perhitungan fisik persedian yng di lakukan secara periodik dapat berguna untuk menyingkapkan kemungkinan adanya kehabisan persediaan atau kesalahan dalam catatan persediaan. Karyawan persedian akan bertanggung jawab atas keakuratan penghitungan barang yang diterima karena menyadari bahwa laporan penerimaan barang akan menjadi dasar pencatatan persediaan yang harus dijaga oleh karyawan gudang.